Compliance/ Hinweisgeber

Ethisches und gesetzeskonformes Verhalten hat für die Gärtner & Lang GmbH höchste Priorität. Dazu gehört auch die Einhaltung von Hinweisgeberschutzgesetzen.

Es ist für uns sehr wichtig, potenzielles Fehlverhalten zu erkennen und die geeigneten Schritte zu unternehmen, um Verstöße zu verhindern. Alle Mitarbeiter (auch Bewerber, Leiharbeiter, Azubis und Praktikanten); Lieferanten und Kunden, die durch unser wirtschaftliches Handeln betroffen sind, sind eingeladen Fehlverhalten zu melden.

Herr Sebastian Horber (nachfolgend: Case Manager) wird alle Meldungen gründlich analysieren und die geeigneten Schritte unternehmen. Hierbei werden die Rechte der meldenden Personen und der betreffenden Personen gewahrt. Sämtliche Informationen wird der Case Manager vertraulich behandeln.

Die meldenden Personen werden geschützt. Personen, die im guten Glauben Informationen weitergeben, die erforderlich sind, müssen keine Vergeltungsmaßnahmen jeglicher Art gegen Sie befürchten, solche werden von uns nicht geduldet.

Gegenstand einer Meldung könnte ein regelwidriges Verhalten (sog. Verstoß) oder ein Verdacht auf ein solches Verhalten (sog. Verdachtsfall) gemäß dem Hinweisgeberschutzgesetz (nachfolgend: HinSchG) sein.

Grundsätzlich haben sich Meldungen auf solche Verhaltensweisen zu beschränken, die ein sich gegen das Unternehmensinteresse richtenden Straftatbestand erfüllen bzw. ein schweres Vergehen darstellen. Dies gilt insbesondere für folgende Delikte:

• Verbraucherschutz,
• Betrug,
• betrügerisches Fehlverhalten in Bezug auf die Rechnungslegung bzw. interne Rechnungslegungskontrollen, hierzu gehört auch die Fälschung von Verträgen, Berichten, Aufzeichnungen oder andere (internen) Unternehmensdaten,
• Korruption, Bestechung,
• Verbot der Geldwäsche,
• Verstöße gegen das Kartellrecht oder gegen das sonstige Wettbewerbsrecht,
• Offenlegung vertraulicher/firmeneigener Informationen gegenüber unbefugten Dritten (sog. Geheimnisverrat),
• Nutzung vertraulicher Informationen, von denen im Laufe der Arbeit Kenntnis erlangt wurde, zum persönlichen Vorteil,
• Missbrauch von Unternehmensgütern, Diebstahl oder Veruntreuung,
• Umweltgefährdungen, Gemeingefahren, Gefahren für die Gesundheit bzw. Sicherheit unserer Belegschaft und
• ähnliche Fälle.

Die Meldungen müssen einen Zusammenhang mit einer beruflichen, unternehmerischen oder dienstlichen Tätigkeit besitzen.

Privates Fehlverhalten ist nicht von dem Gesetz erfasst und wird nicht bearbeitet.

In Bezug auf die Informationsbeschaffung oder den Zugriff auf Informationen, die eine hinweisgebende Person gemeldet oder offengelegt hat, wird diese Person (straf-)rechtlich nicht verantwortlich gemacht, sofern die Beschaffung nicht als solche oder der Zugriff nicht als solcher eine eigenständige Straftat darstellt. Beispielweise bleibt eine anderweitige Strafbarkeit, wie z. B. ein Hausfriedensbruch (§ 123 StGB), das Ausspähen von Daten (§ 202a StGB), das Abfangen von Daten (§ 202b StGB) oder eine Datenhehlerei (§ 202d StGB), bestehen.

Hinweisgeber, die bewusst falsche Meldungen abgeben, um das Hinweisgebersystem zu missbrauchen, sind nicht geschützt. Sie müssen mit disziplinarischen Maßnahmen rechnen. Als disziplinarische Maßnahmen kommen z.B. Abmahnungen oder Kündigungen in Betracht. Daneben kann ein solcher Missbrauch auch eine zivilrechtliche oder strafrechtliche Folge nach sich ziehen, beispielsweise, eine Verleumdung (§ 187 StGB), Vortäuschen einer Straftat (§ 145d StGB), einer falschen Verdächtigung (§ 146 StGB) oder zivilrechtliche Schadensersatzansprüche der von der bewusst falschen Meldung betroffene/n Person/en.

Hierunter ist auch ein anderweitiger Missbrauch des Hinweisgebersystems erfasst. Beispielsweise fallen hierunter: Manipulationen des Systems, absprachen in Bezug auf eine Meldung, Bruch von betreffenden Absprachen in Bezug auf die Vertraulichkeit (Mitteilung der Sachinformationen trotz vereinbarter Vertraulichkeit), oder ähnliche Fälle. Solche Fälle ziehen auch eine disziplinarische Maßnahme nach sich und können auch strafrechtliche oder zivilrechtliche Konsequenzen haben.

Hinweisgeber, die gutgläubig sind, müssen keine Repressalien befürchten. Gutgläubig ist der Hinweisgeber, wenn dieser einen vernünftigen Grund zur Annahme hat, dass die von ihm zu meldenden Tatsachen korrekt sind, seinem eigenen Kenntnisstand nicht widersprechen und nach seiner auf dieser Grundlage gebildeten Überzeugung einen Umstand darstellen, der unmittelbar oder mittelbar zu einem Schaden oder anderweitigen Nachteil für das Unternehmen führen kann. Sofern dem Hinweisgeber die Pflicht trifft, vorab Tatsachenaufklärung zu betreiben (Informationen fehlen oder es besteht nur ein Verdacht), muss er dies mit seiner Mitteilung offenlegen.

Im Zweifelsfall empfehlen wir die Informationen und das weitere Vorgehen mit unserem Compliance beauftragten ohne Nennung von Namen abzustimmen und das weitere Vorgehen abzusprechen. Die Konsequenzen, sollten Hinweisgeber vor einer berechtigten Meldung nicht abschrecken.  

Anforderungen an die Meldung

Das Hinweisgeberschutzgesetz ist durch das Vertraulichkeitsgebot geprägt (§ 8 Hinweisgeberschutzgesetz). Sofern die Meldung dem Hinweisgeberschutzgesetz unterfällt, ist die Identität des Hinweisgebers zu schützen.

Ausnahmen von diesem Grundsatz erfolgen nur dann, sofern Behörden oder Gerichte die Identität des Hinweisgebers benötigen oder Sie im Vorfeld mit der Weitergabe Ihrer Identität einverstanden waren. Bevor eine Weitergabe erfolgt, wird die Anfrage von Behörden und Gerichten vorerst von unserem Compliance Beauftragten sorgfältig geprüft und sollte eine Weitergabe erforderlich sein damit unter den Anforderungen von § 9 Hinweisgeberschutzgesetz unterfallen, werden Sie im Vorfeld (vor der Weitergabe Ihrer Identität) darüber informiert.

Diesem Grundsatz folgend, möchten wir alle Hinweisgeber dazu ermutigen, alle Missstände im Sinn dieses Gesetzes offen und direkt unter Angabe ihrer erforderlichen Kontaktdaten (Vollständiger Name, E-Mail, Telefonnummer) zu melden, sofern sich ein begründeter Verdacht auf einen Verstoß ergibt.

Die Meldung sollte nach Möglichkeit möglichst konkret und detailliert sein. Dabei sollte darauf geachtet werden, dass persönliche Erfahrungen, mögliche Vorurteile und/oder subjektive Auffassungen auch als solche gekennzeichnet werden. Idealerweise beinhaltet die Meldung: Daten in Bezug auf den Ort und die Tatzeit, in Bezug auf Hintergründe und damit verbundenen Zusammenhänge, Namen und den Tathergang und/oder andere nicht aufgelistete Informationen, wobei auch vorhandene Dokumente vorgelegt werden können.  

Der Hinweisgeber ist grundsätzlich nicht zu eigenen Ermittlungen verpflichtet; eine Ausnahme kann gelten, wenn er dazu arbeitsvertraglich verpflichtet ist.

Der Case Manager wird die eingehende Meldung prüfen.

Sollte die Meldung hinreichend sein, wird er die weiteren Maßnahmen einleiten, weiter ermitteln, Informationen dokumentieren und zusammentragen, weitere Auskünfte einholen, gegebenenfalls die Information an die zuständige Behörde (Strafbehörde, etc.) weiterleiten oder mögliche disziplinarische Maßnahmen anregen (z.B. Abmahnung, Kündigung etc.).

Sollte die erste Prüfung oder die weiteren Ermittlungen des Case Managers den Verstoß widerlegen, wird er das Verfahren einstellen. Weitere Konsequenzen bei einem begründeten Verdacht ist weder für den Hinweisgeber noch für den Betroffenen zu fürchten.

Bei seinen eigenen Ermittlungen oder Anfragen an die zuständige Abteilung, achtet der Case Manager darauf, dass der Name des Hinweisgebers nicht mitgeteilt wird (Ausnahme: Sofern der Hinweisgeber im Vorfeld ausdrücklich mit der Weitergabe seiner Identität einverstanden war) und der Case Manager achtet auch darauf, dass durch den Sachverhalt keine Rückschlüsse auf die Identität des Hinweisgebers gezogen werden können.

Sollte die Identität des Hinweisgebers nur dadurch geschützt werden können, dass Details im Sachverhalt ausgelassen werden, so wird der Case Manager die Details in seiner Anfrage an die zuständigen Abteilungen auslassen.

Die Eingangsbestätigung der Meldung erfolgt, sofern der Hinweisgeber seine Identität mittgeteilt hat, nach spätestens 7 Tagen. Die Rückmeldung und Mitteilung geplanter sowie bereits ergriffener Folgemaßnahmen erfolgt spätestens nach 3 Monaten nach Eingangsbestätigung der Meldung oder, wenn die Eingangsbestätigung aus technischen oder anderen Gründen nicht erfolgt, spätestens 3 Monate und 7 Tage nach Eingang der Meldung. Die Rückmeldung beinhaltet eine kurze Zusammenfassung, aus welchen Gründen das Verfahren abgebrochen, weitergeleitet wurde oder ob weitere Ermittlungen getätigt werden.

Unsere internen Meldekanäle stehen jedem Hinweisgeber offen. Dem Hinweisgeber stehen 3 (verschiedene) Möglichkeiten zur Verfügung, einen Hinweis effektiv und zuverlässig zu melden. Sämtliche Meldungen können per E-Mail, schriftlich oder persönlich erfolgen.

Für eine Meldung per E-Mail haben wir folgende E-Mailadresse dafür eingerichtet:

hinweisgeber@gaertner-lang.de

Durch eine interne Meldung wird sichergestellt, dass die Informationen über Verstöße an die Personen gelangen, die der Ursache des Verstoßes am nächsten sind, den Verstoß aufklären und das Problem beheben können. Daher sollte die interne Meldung immer die erste Wahl sein.

Jedem Hinweisgeber steht es frei, an die externe Meldestelle des Bundesamtes für Justiz seinen Hinweis zu melden. Die Meldestelle ist auffindbar unter:   

https://www.bundesjustizamt.de/DE/MeldestelledesBundes/MeldestelledesBundes_node.html

oder auffindbar durch eine Google Suchanfrage: „externe Meldestelle Bund“ und dort der Link: „Externe Meldestelle des Bundes beim Bundesamt für Justiz“.

Externe Meldestelle können auch Strafverfolgungs-, Ordnungs-, Finanz- oder Datenschutzbehörden sein.

Die Gärtner & Lang GmbH möchte den Hinweisgeber darauf hinweisen, dass nach dem Hinweisgeberschutzgesetz wie auch nach unserem Wunsch, die interne Meldestelle bevorzugt werden sollte.

Jeder Hinweisgeber, der eine Meldung im guten Glauben abgibt oder an der Aufklärung eines entsprechenden Verdachts mitwirkt, muss nicht aufgrund der Meldung an sich bzw. der Mitwirkung an der Meldung mit negativen Konsequenzen bzw. Repressalien rechnen. Ebenso wenig sind die Androhungen oder der Versuch von Repressalien unzulässig.

Dies gilt auch für Mittler, Dritte, die mit dem Hinweisgeber in Verbindung stehen und im beruflichen Kontext Repressalien erleiden können bzw. Unternehmen, die im Eigentum des Hinweisgebers stehen, für die er arbeitet oder mit denen er in einem beruflichen Kontext in Verbindung steht.

Sollte sich trotz des oben aufgeführten Verbots ein solcher Vorfall ereignen, kann dieser entsprechend bei der internen Meldestelle auf den vorgesehenen Meldewegen mitgeteilt werden. Denn jeder Mitarbeiter oder Vorgesetzte, der gegen dieses Verbot von Repressalien verstößt, muss mit disziplinarischen Maßnahmen rechnen, die im äußersten Fall zu seiner Entlassung führen können.

Datenschutz

Im Rahmen des Verfahrens werden personenbezogene Daten erhoben und gespeichert. Der Umgang mit diesen Daten erfolgt unter Einhaltung der geltenden Datenschutzgesetze.

Es werden nur die Daten verarbeitet, die für die Zwecke dieser Richtlinie objektiv erforderlich sind.

Die erhobenen Daten werden ausschließlich für die in dieser Richtlinie beschriebenen Zwecke genutzt. Die Bereitstellung der Daten erfolgt insbesondere, um die gesetzlichen Pflichten des Unternehmens bzw. Compliance im Unternehmen sicherzustellen. Die Verarbeitung der Daten erfolgt auf Grundlage des § 6 Absatz 1 lit. f) DSGVO für berechtigte Interessen des Unternehmens, die gegenüber den Interessen des jeweils Betroffenen überwiegen. Berechtigte Interessen sind die Sicherstellung der Compliance im Unternehmen; dazu zählt die Aufdeckung und Aufklärung von betrieblichen Missständen, unternehmensschädigendem Verhalten, Wirtschaftskriminalität und ähnliches, sowie der Schutz der Mitarbeiter, Geschäftspartner, Kunden etc.

Bei Beschäftigten kann sich die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten auch aus § 26 Absatz 1 Satz 2 BDSG ergeben, wenn zu dokumentierende tatsächliche Anhaltspunkte vorliegen, die den Verdacht begründen, dass der Beschäftigte im Beschäftigungsverhältnis eine Straftat begangen hat, die Verarbeitung zur Aufdeckung erforderlich ist und das schutzwürdige Interesse des Beschäftigten am Anschluss der Verarbeitung überwiegt.

Sofern und so weit Daten auch nach Ablauf der üblichen Speicherdauer aufbewahrt werden, erfolgt diese Verarbeitung auf Grundlage des Artikel 6 Absatz 1 lit. f) DSGVO für berechtigte Interessen des Unternehmens, die gegenüber den Interessen des jeweils Betroffenen überwiegen. Berechtigte Interessen sind hier die Geltendmachung, die Ausübung eigener oder die Verteidigung gegen Rechtsansprüche, wobei hier im Einzelfall die Speicherdauer zu bestimmen ist. Erteil ein Hinweisgeber seine Einwilligung in die Offenlegung seiner Daten, ist die Rechtsgrundlage Artikel 6 Absatz 1 lit a), Artikel 7 DSGVO bzw. § 26 Absatz 2 BDSG. Die infolge einer Meldung erhobenen Daten der gemeldeten Person werden getrennt von ihren üblichen im Unternehmen gespeicherten Daten aufbewahrt. Durch entsprechende Berechtigungssysteme und angemessene technisch-organisatorische Maßnahmen ist sichergestellt, dass nur die jeweils zuständige Person (Case Manager) Zugriff auf diese Daten erlangen kann. Dies gilt auch für Daten des Hinweisgebers. Die Daten werden lediglich an berechtigte Personen übermittelt und nur soweit dies für die in dieser Richtlinie beschriebenen Zwecke erforderlich ist.

Die Daten werden nach Abschluss des Verfahrens üblicherweise drei Jahre aufbewahrt, sofern eine längere Aufbewahrungsfrist gesetzlich nicht vorgeschrieben ist. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden die Daten gelöscht.

Personen, die an dem Verfahren beteiligt sind, darunter auch der Hinweisgeber selbst, können sich jederzeit an den Datenschutzbeauftragten des Unternehmens wenden, um kontrollieren zu lassen, ob die aufgrund der einschlägigen anwendbaren Bestimmungen bestehende Rechte beachtet wurden. Die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten sind wie folgt:

Michael Sawosch
Werrastraße 10
36205 Sontra

Telefon: +49 1713305675
E-Mail: datenschutz@sawosch.de
www.sawosch.de

[1] Ausschließlich aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die Verwendung der männlichen und weiblichen und neutraler (Dritter) Form verzichtet.